Modelowanie procesów biznesowych wymaga wspólnego sposobu przedstawiania działań, decyzji, zdarzeń i odpowiedzialności, ale sam diagram nie rozwiązuje problemu niejasno określonego procesu. W BPMN zakres oraz poziom szczegółowości modelu dobiera się do celu i odbiorców, rozróżniając opis stanu obecnego AS-IS od projektowanego stanu docelowego TO-BE.
Czym jest BPMN i do czego służy w modelowaniu procesów biznesowych
BPMN 2.0 to standardowa notacja graficzna do opisywania, analizowania i doskonalenia procesów biznesowych. Pozwala przedstawić przebieg pracy w sposób wspólny dla osób uczestniczących w procesie, analityków, menedżerów oraz zespołów odpowiedzialnych za rozwiązania informatyczne.
Model BPMN porządkuje sekwencję działań, zdarzenia, decyzje i przepływy informacji, dzięki czemu ułatwia uzgodnienie, jak proces działa oraz gdzie wymaga zmiany. Jest szczególnie użyteczny, gdy trzeba udokumentować logikę procesu, przygotować go do automatyzacji albo analizować zależności między pracą ludzi i systemów. Sama notacja nie zastępuje jednak pełnych analiz kosztów, jakości czy ryzyka, jeśli takie informacje nie zostały ujęte w dodatkowym opisie.
Zakres, cel i poziom szczegółowości modelu procesu
Przed rozpoczęciem modelowania trzeba ustalić, po co powstaje model i jaką część procesu ma obejmować. Należy wskazać zdarzenie rozpoczynające, oczekiwany wynik oraz warunek uznania procesu za zakończony. Zakres powinien obejmować tylko te zespoły i działania, które są potrzebne do osiągnięcia celu; zbyt szeroki utrudnia analizę, a zbyt wąski może pomijać istotne zależności.
Poziom szczegółowości dobiera się do odbiorców i zastosowania modelu. Inaczej opisuje się stan obecny, czyli AS-IS, a inaczej projektowany stan docelowy, czyli TO-BE. Informacje można pozyskiwać z rozmów, obserwacji, warsztatów i dokumentacji, natomiast szczegóły nieistotne dla danego celu lepiej przenieść do osobnego opisu lub niższego poziomu modelu.
- Cel – określa, czy model ma wspierać dokumentowanie, analizę stanu obecnego czy projektowanie zmienionego przebiegu.
- Granice – wskazują początek, koniec, uczestniczące zespoły oraz działania objęte opisem.
- Szczegółowość – wyznacza, ile informacji jest potrzebnych odbiorcom i do podjęcia planowanych decyzji.
Podstawowe elementy diagramu BPMN
Podstawowe elementy diagramu BPMN tworzą wspólny język do opisu przebiegu procesu. Można je uporządkować według dwóch perspektyw: realizacji procesu, czyli tego, co i w jakiej kolejności się dzieje, oraz organizacji, czyli tego, kto uczestniczy w działaniach i ponosi za nie odpowiedzialność.
W pierwszej perspektywie model pokazuje czynności, zdarzenia oraz mechanizmy sterowania, które wyznaczają kierunek i możliwe warianty przebiegu. Druga perspektywa wiąże te elementy z uczestnikami procesu, dzięki czemu diagram nie ogranicza się do samej sekwencji działań. Szczegółowe funkcje poszczególnych składników zależą od tego, czy opis dotyczy kolejności, decyzji, czy podziału odpowiedzialności.
Zdarzenia, aktywności i zadania
W BPMN zdarzenia opisują zmianę stanu, natomiast aktywności pokazują pracę wykonywaną w procesie. Zdarzenie początkowe uruchamia przebieg, pośrednie sygnalizuje fakt występujący w jego trakcie, a końcowe wskazuje zakończenie procesu. Ich etykiety powinny odnosić się do rzeczywistych zdarzeń, a nie do ogólnych określeń typu „start” lub „stop”.
Aktywność może mieć różny poziom szczegółowości. Zadanie jest atomowym rodzajem aktywności, którego w danym modelu nie rozkłada się na dalsze samodzielne kroki. Podproces służy natomiast do grupowania złożonej pracy, którą można opisać dokładniej na osobnym, niższym poziomie modelu. Zdarzenie graniczne dołączone do zadania lub podprocesu może podczas ich realizacji zmienić przebieg albo go przerwać.
Bramki sterujące przebiegiem procesu
Bramka BPMN to punkt sterowania przepływem przedstawiany jako romb. Służy do rozdzielania ścieżek albo ich łączenia, dlatego jej znaczenie zależy od tego, czy model opisuje wybór wariantu, równoległość czy synchronizację.
| Typ bramki | Zasada działania |
|---|---|
| XOR | Na podstawie warunków wybiera jedną, wzajemnie wykluczającą się ścieżkę. |
| AND | Rozdziela przepływ na wszystkie wychodzące ścieżki, które są wykonywane równolegle; może też służyć do ich synchronizacji. |
| OR | Uruchamia każdą ścieżkę, której warunek jest spełniony, więc może aktywować jedną lub kilka alternatyw. |
Najważniejsze rozróżnienie dotyczy bramek XOR i AND: pierwsza oznacza wybór jednego wariantu, a druga — równoległe wykonanie wszystkich rozgałęzień. Bramka OR znajduje zastosowanie wtedy, gdy spełnionych może być kilka warunków, a nie tylko jeden. W modelu należy więc dopasować typ bramki do rzeczywistej logiki decyzji procesu.
Pule, tory i przepływy między uczestnikami
Pula BPMN reprezentuje głównego uczestnika procesu, na przykład organizację, klienta lub samodzielną osobę. Może zawierać szczegółowy przebieg działań albo ukrywać go jako czarna skrzynka, gdy istotna jest wyłącznie relacja z innym uczestnikiem.
Wewnątrz puli tory porządkują działania według roli, stanowiska lub jednostki organizacyjnej, pokazując podział odpowiedzialności. O rodzaju relacji decyduje sposób połączenia elementów:
| Rodzaj przepływu | Zastosowanie |
|---|---|
| Przepływ sekwencji | Łączy elementy w tej samej puli i pokazuje kolejność przebiegu procesu. |
| Przepływ komunikatów | Pokazuje wymianę komunikatów między uczestnikami przedstawionymi w różnych pulach. |
Typy diagramów BPMN i ich zastosowanie
Typ diagramu BPMN dobiera się przede wszystkim do zakresu opisu procesu oraz tego, czy model ma pokazywać działania jednej organizacji, czy relacje między niezależnymi uczestnikami. Proces prywatny koncentruje się na przebiegu wewnętrznym, abstrakcyjny ogranicza się do komunikatów widocznych dla strony zewnętrznej, a proces współpracy przedstawia interakcję co najmniej dwóch podmiotów biznesowych.
| Typ procesu | Zastosowanie |
|---|---|
| Prywatny | Opisuje działania wewnętrzne określonej organizacji, gdy potrzebny jest widok jej własnego przebiegu procesu. |
| Abstrakcyjny | Pokazuje zewnętrznemu uczestnikowi sekwencję komunikatów potrzebnych do interakcji, bez ujawniania wewnętrznego przebiegu procesu. |
| Współpracy | Przedstawia interakcje między co najmniej dwoma podmiotami biznesowymi, gdy istotne są zależności zachodzące między uczestnikami. |
Zasady tworzenia czytelnych diagramów BPMN
Czytelny diagram BPMN powinien pokazywać przede wszystkim przebieg istotny dla określonego odbiorcy, a nie wszystkie możliwe szczegóły procesu. Jego zakres warto wyznaczyć przez jednoznaczny początek i koniec oraz dopasować do celu modelowania i potrzeb interesariuszy. Dzięki temu model pozostaje użyteczny jako narzędzie analizy, komunikacji lub dokumentacji.
Gdy rozbudowany fragment utrudnia odczyt głównego przebiegu, można przenieść go do podprocesu przedstawionego na niższym poziomie szczegółowości. Objaśnienia, które nie zmieniają przepływu ani logiki procesu, lepiej umieszczać jako adnotacje tekstowe lub w dokumentacji pomocniczej. Sam diagram powinien zachować możliwie zwartą formę, a szczegółowe opisy nie powinny konkurować z główną ścieżką procesu.
- Zakres modelu — określ granice procesu i dostosuj poziom szczegółowości do odbiorców.
- Układ przepływu — prowadź główny przebieg w sposób uporządkowany, aby zależności były łatwe do śledzenia.
- Rozbudowane fragmenty — przenoś złożoną pracę do podprocesów zamiast przeciążać diagram szczegółami.
- Objaśnienia — stosuj adnotacje i osobną dokumentację, gdy informacja nie wymaga zmiany logiki przepływu.
BPMN warto traktować jako opis przebiegu procesu, a nie pełny model struktur organizacyjnych, danych czy przepływów danych. Takie rozdzielenie zakresów ogranicza nieczytelność i ułatwia korzystanie z diagramu.